Informativa Privacy

Informativa privacy Golden Hills Chapter A.S.D.

Versione: 2026.05-GH
Ultimo aggiornamento: 04/05/2026

INFORMATIVA RESA AI SENSI DELL'ART. 13 DEL GDPR (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION) 2016/679 PER IL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI CON LIBERATORIA ALL'USO DELLE IMMAGINI

Secondo la normativa indicata, tale trattamento sara improntato ai principi di correttezza, liceita, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. Ai sensi dell'articolo 13 del GDPR 2016/679, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito, l area membri e i flussi organizzativi gestiti con AssoFlow e Golden Hills Chapter A.S.D..

I dati non sono raccolti per finalita personali del gestore tecnico della piattaforma, ma esclusivamente per le esigenze istituzionali, organizzative, amministrative e operative dell associazione.

Ruolo di AssoFlow

AssoFlow e la piattaforma utilizzata da Golden Hills Chapter A.S.D. per:

gestire anagrafiche e profili soci
gestire accessi all area membri
raccogliere prenotazioni agli eventi
raccogliere contabili bonifico, esoneri firmati e documenti di rinnovo
pubblicare verbali, resoconti e comunicazioni riservate
gestire log tecnici, di sicurezza e di consenso

Tipologie di dati trattati

I dati trattati possono includere:

dati anagrafici e identificativi
dati di contatto come email e telefono
dati associativi e dati relativi alla tessera HOG o a registrazioni interne
dati relativi a prenotazioni, partecipazioni agli eventi e rinnovi associativi
documenti caricati nel sistema, quali contabili, esoneri, moduli firmati, documenti di rinnovo e documenti amministrativi
dati tecnici minimi di sicurezza, come IP, user agent, data e ora di accesso o di utilizzo di specifiche funzioni
eventuali immagini, fotografie o riprese video raccolte nell ambito degli eventi associativi, quando previste dall organizzazione

Finalita del trattamento

I dati sono trattati per:

gestione del rapporto associativo con i membri
gestione organizzativa e amministrativa delle attivita del chapter
gestione di prenotazioni, conferme, liste di attesa e partecipazione agli eventi
gestione di pagamenti, ricevute e documentazione amministrativa collegata agli eventi o alle attivita associative
raccolta e gestione di esoneri, liberatorie e altra documentazione richiesta ai partecipanti
gestione dei rinnovi associativi
invio di comunicazioni operative, amministrative e organizzative
eventuale invio di comunicazioni promozionali o informative tramite strumenti automatizzati, solo in presenza di consenso specifico facoltativo
tutela della sicurezza del sistema, dei documenti e dei flussi interni dell associazione
adempimento di obblighi di legge o di obblighi amministrativo-contabili

Base giuridica del trattamento

Il trattamento si fonda, a seconda dei casi, su una o piu delle seguenti basi giuridiche:

esecuzione del rapporto associativo o di misure precontrattuali richieste dall interessato
adempimento di obblighi di legge, organizzativi, amministrativi o contabili
legittimo interesse del titolare alla gestione ordinata e sicura delle proprie attivita
consenso dell interessato, quando richiesto dallo specifico flusso applicativo

Consensi richiesti nei flussi evento

Nei flussi di prenotazione agli eventi, l associazione puo richiedere conferme distinte in relazione a:

presa visione dell informativa privacy, necessaria per la gestione della partecipazione
accettazione della liberatoria per immagini, fotografie e riprese video, quando l evento prevede tale disciplina organizzativa e l adesione all evento e subordinata anche a questa dichiarazione
consenso a comunicazioni promozionali o mail marketing, che resta facoltativo e non e condizione necessaria per partecipare all evento o accedere ai servizi associativi

Modalita di trattamento

Il trattamento avviene con strumenti informatici e organizzativi idonei a garantire riservatezza, integrita, disponibilita e sicurezza dei dati.

AssoFlow adotta, ove previsto:

autenticazione tramite link personale o sessione protetta
separazione tra area pubblica e area riservata soci
salvataggio dei documenti sensibili in storage privato fuori dalla web root
tracciamento degli accessi ai documenti sensibili
registrazione dei consensi privacy raccolti dal sistema
limitazione degli accessi in base a ruoli e permessi

Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati richiesti come obbligatori e necessario per poter utilizzare correttamente i servizi associativi e operativi offerti tramite AssoFlow.

L eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti puo comportare:

impossibilita di completare una prenotazione
impossibilita di accedere all area membri
impossibilita di caricare documenti richiesti o completare pratiche amministrative
impossibilita di gestire rinnovi o altri adempimenti collegati al rapporto associativo
impossibilita di ricevere correttamente comunicazioni operative connesse ai servizi richiesti

Il consenso a comunicazioni promozionali o di marketing, quando richiesto separatamente, e facoltativo e il suo mancato rilascio non impedisce la partecipazione agli eventi o l utilizzo dei servizi associativi ordinari.

Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati da:

soggetti autorizzati da Golden Hills Chapter A.S.D.
incaricati interni con ruoli amministrativi, organizzativi, di segreteria, booking, tesoreria o supporto
eventuali fornitori tecnici che supportano il funzionamento della piattaforma, nominati ove necessario secondo la normativa applicabile

I dati non sono diffusi pubblicamente, salvo i casi previsti dalla legge, da deliberazioni associative o da specifiche scelte organizzative chiaramente comunicate agli interessati.

Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per un periodo non superiore a quello necessario al perseguimento delle finalita per cui sono stati raccolti, tenendo conto di:

durata del rapporto associativo
esigenze organizzative e documentali del chapter
obblighi amministrativi, fiscali o legali
necessita di tutela dell associazione in caso di contestazioni, verifiche o controlli

I log tecnici, di sicurezza e di consenso vengono mantenuti per il tempo ritenuto proporzionato alle esigenze di tutela del sistema e del titolare.

Email, comunicazioni operative e area membri

Le email inviate tramite AssoFlow possono essere utilizzate per:

conferme operative
richieste di caricamento documenti
reminder
accesso sicuro all area membri
comunicazioni amministrative o organizzative

Quando possibile, i documenti non vengono allegati nelle email ma consultati o caricati direttamente nell area riservata del membro, cosi da ridurre la circolazione di file tramite posta elettronica.

Documenti caricati e sicurezza

I documenti caricati dai membri o dagli operatori del chapter, inclusi contabili, esoneri, moduli di rinnovo e documenti interni, possono essere conservati in archivi protetti e accessibili solo ai soggetti autorizzati.

L associazione puo avvalersi di sistemi di:

storage privato
controllo accessi
log documentali
audit delle azioni sensibili

Diritti dell interessato

L interessato puo esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento UE 2016/679, nei limiti e secondo le condizioni previste dalla normativa applicabile, tra cui:

accesso ai propri dati
rettifica dei dati inesatti
aggiornamento o integrazione dei dati
cancellazione, quando ne ricorrono i presupposti
limitazione del trattamento
opposizione, nei casi previsti
portabilita, ove applicabile

Consenso e tracciamento privacy

AssoFlow puo registrare, quando previsto dal flusso applicativo:

versione della privacy accettata
tipologia di consenso raccolto
data e ora dell accettazione
canale o pagina in cui il consenso e stato raccolto
dati tecnici minimi di sicurezza, come IP e user agent, se necessari a dimostrare correttamente la raccolta del consenso

Contatti privacy

Per richieste relative alla privacy o all esercizio dei diritti dell interessato, il riferimento e:

Golden Hills Chapter A.S.D.